賃貸借契約に電子契約は不向き?検討したけれど導入しない理由を実務ベースで解説します

宅建業法が改正されたことにより2022年5月から、不動産に関わる契約書を書面で交付する義務がなくなりました。

これまでは、重要事項説明書と不動産賃貸借契約書は書面で交付しなければならなかったため電子契約ができませんでした。

今後は、賃貸借契約、売買契約などでも紙を介さず契約行うことができます。

しかし、当社では賃貸借契約での電子契約は行わないこととしました。

今回は、なぜ賃貸借契約で電子契約を導入しにくいのか、実業務を例に挙げながら解説します。

2022年8月現在の不動産業界の電子契約導入状況

2022年8月の時点で不動産業界の電子契約の導入状況について信頼できる情報元はありません。

肌感覚ですが、当社スタッフによると「賃貸借契約を電子契約している会社は見たことがない。少ないはず。」という感触のようです。

ある大手ハウスメーカー系管理会社では、書類データを仲介会社にメールで送付し、仲介会社がコピーしてお客様へ渡し捺印するという形になっていました。

これは、一部電子化されてはいますが、電子契約とは言えないでしょう。

一方、不動産売買契約では電子導入を行う案件も早速出てきているようです。

売買契約は電子契約導入のハードルが低い

区分マンションの売買契約について、電子契約を施行日から実施したという情報が一部出ています。

これは、賃貸借契約とは違い、売買契約は電子契約導入のハードルが低いことにあります。

売買の契約書・重要事項説明書は形式が決まっており地域差もありません。

印紙代が省けることも導入の後押しになるでしょう。

なぜ賃貸借契約で電子契約を導入しにくいのか

なぜ賃貸借契約で電子契約を導入しにくいのか。それには3つ理由があります。

物件の所在地によって必要な書類が変わるため

賃貸借契約では、地域によって必要な書類が変わります。

関東で言えば、東京ルールがあります。

東京都に所在する物件は「賃貸住宅紛争防止条例」の書面を作成しなければなりません。

埼玉、神奈川、千葉の物件ではこの書面は作成しません。

【賃貸住宅紛争防止条例(通称:東京ルール)】

  • 2004年以降の新規賃貸借契約に必須
  • 東京都内にある居住用の賃貸住宅に適用
  • 宅地建物取引業者が媒介または代理を行う物件に適用
  • 原状回復の基本的な考え方、入居中の修繕の基本的な考え方、特約の有無や内容など、入居中の設備等の修繕及び維持管理等に関する連絡先を記載

書類上にお客様への伝言メモを一つ一つ追加する手間がかかるため

賃貸借契約書は、来店契約ではない場合、お客様に契約書を郵送します。

自宅に郵送されてきた書類にお客様がご自身で捺印を行います。

印鑑の種類は、主に割印(ページの見開き部分に両ページにまたがるように押す)と捺印の2種類です。

特に割印はお客様が日常的に捺印する習慣がなく、初めてという方も多くいらっしゃいます。

そのような方でも間違いなくできるように、不動産会社はどこに捺印をすればよいのか分かるように付箋を貼付したり鉛筆で囲むなど捺印箇所にメモを残しお客様に郵送します。

この作業を電子にすると、1つ契約書を作成するたびに①メモ欄を挿入し②付箋の代わりのメモを入れるという付箋を貼る以上に手間がかかります。

一日に何件も契約書を作成する2~5月の繁忙期には時間的に難しい作業です。

契約に関わる全部のサービスが電子契約になっていないため

賃貸借契約には、契約書以外にも様々な書類が必要です。

  • 賃貸借契約書
  • 重要事項説明書
  • 保証会社契約書(保証会社を入れる場合)
  • 電気、ガスの申込書など

上記のうちの一つでも書類が必要なものがあれば、電子契約のメリットは少なくなります。

「これは電子書類、これは紙の書類」と種類が異なることにより契約者にとって混乱を招くだけでなく作成する側もミスが発生します。

デジタル化することで、業務効率化となるより非効率化となってしまいます。

業務効率化あっての電子化導入

2022年8月現在、電子で契約を行った例は当社ではまだありません。

売買契約では、導入障壁の低さから電子化の動きが出るのではと予想しています。

しかし、賃貸借契約での電子契約の障壁は高いです。紙を削減する、保管スペースをなくすメリットはあるのかもしれません。

電子契約は必ず導入しなければならないものではありません。

正しくスムーズな取引のためには、業務効率化をゴールにデジタル技術を活用していかなければなりません。

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この記事を書いた人
坂口 真理
プロモーション事業部に所属しています。 “You Only Live Once;YOLO”;人生は一度きりだから  なにが楽しいかを考え最善な道を進みます 常に受け手目線で、情報発信をします!
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